Antes de ler este artigo, uma dica na amizade mesmo: ao invés de se virar sozinho para abrir sua empresa, fale com um contador, é bem mais ágil e você já pode abrir o negócio visando um planejamento de curto a longo prazo.
1º Passo: Consulta Comercial
A primeira parte para a constituição de uma empresa é a Consulta Comercial, em que é possível saber se o endereço do local onde se pretende abrir o negócio, está autorizado a exercer o ramo escolhido. Se o ramo não é permitido a atuar no local, dificilmente o alvará será emitido, portanto tente negociar com a prefeitura para adaptar o imóvel ou simplesmente mude de endereço. Algumas prefeituras não pedem consulta comercial. É possível fazer a consulta nos sites das prefeituras.
Busca de nome: a pesquisa de nome agora é unificada com a consulta comercial. Na Razão Social é obrigatório constar a atividade nas categorias LTDA, EIRELI e UNIPESSOAL. Na categoria EI fica o nome do empresário.
Cartórios: por cartório a consulta comercial é feita pelo site Empresa Fácil.
2º Passo: Contrato Social
A segunda etapa é elaborar um Contrato Social. Nada mais é que o contrato da empresa, em que vão todos os dados e cláusulas para definir desde a atividade que a empresa vai desempenhar e a divisão das quotas dos sócios. Não esquecer de colocar o nome razão da empresa, nome fantasia, endereço, qualificação dos sócios, capital social, como os sócios podem se retirar ou ingressar na empresa, e definir o sócio administrador. Importante: o objeto social (atividade) deve ser o mais próximo do CNAE correspondente. CNAE é um código nacional para facilitar o trabalho da fiscalização. Recomenda-se citar o CNAE no próprio objeto social.
3º Passo: Papelada
Agora é juntar a papelada e dar entrada na Junta Comercial ou Cartório no caso de ONG’s e Associações sem fins lucrativos. Os documentos a serem encaminhados são:
Junta Comercial:
Contrato Social assinado com firma reconhecida por verdadeiro (LTDA), Instrumento de inscrição (Empresário Individual) ou Ato Constitutivo (EIRELI UNIPESSOAL);
01 via DBE (Cartão CNPJ);
Cópia autenticada do RG e CPF do titular ou dos sócios;
Requerimento Padrão (Capa da Junta);
Comprovante de pagamento de Documentação de Arrecadação de Registro de Comércio: 1via.
Cartório:
Contrato social assinado e firma reconhecida: 3 vias;
Requerimento do Cartório;
RG, CPF, comprovante de residência e certidão de casamento dos sócios;
Certidões de aprovação de Razão Social de 4 cartórios diferentes.
CNPJ e Alvará
O site Empresa Fácil é unificado com a Receita Federal, algumas Prefeituras e Órgãos de Vistorias, após o Contrato Social ser registrado na Junta Comercial, já sai com CNPJ e se a empresa não precisar de vistoria, sai com o alvará de localização.
Pelo Cartório ainda é necessário dar entrada na Receita federal (levar contrato e DBE direto lá), mas se a empresa não precisar de vistorias o Alvará é emitido com o CNPJ.
–>IMPORTANTE<–
Empresa prestadora de serviço precisa de cadastro perante a prefeitura para recolhimento de ISS. Basta enviar cópia do Contrato Social, consulta comercial aprovada, CNPJ, preencher o formulário da prefeitura e atender as demandas dos diversos órgãos de inspeção (bombeiros, vigilância sanitária, meio ambiente, etc).
Empresa que atua no comércio precisa se cadastrar na Receita Estadual para recolhimento de ICMS. Para isso são necessários os documentos a seguir:
Cópia do CNPJ
Cópia do alvará
Cópia do RG e CPF dos sócios
Cópia autenticada do comprovante de endereço dos sócios;
Cópia do contrato social;
Número do cadastro do contador responsável;
DUC (Documento único de Cadastro) – três vias;
DCC (Documento Complementar de Cadastro- – uma via;
Cópia autenticada que prove direito de uso do imóvel (contrato de locação ou escritura);
Comprovante de contribuinte do ISS (para as empresas prestadoras de serviços)
Certidão Simplificada da Junta Comercial (caso a empresa tenha sido constituída há mais de três meses).
Se a empresa presta serviços e atua no comércio, deve apresentar ambas as documentações.
É o recolhimento mensal obrigatório do imposto de renda a quem está sujeito o contribuinte pessoa física, residente no Brasil, que receba rendimentos de outra pessoa física ou do exterior.
Quem deve fazer?
—>Os contribuintes que recebam:
Remuneração pela prestação de serviços sem vínculo empregatício
Comissões ou corretagem pela intermediação de negócios
Pessoas físicas que recebem rendimentos de fontes situadas no exterior
Exercício da função de serventuário da Justiça, como tabeliães, oficiais públicos e outros.
Como se faz?
Fazendo um livro caixa, que consiste no registro de todos os recebimentos e pagamentos (despesas com o exercício da atividade) efetuados pelo Autônomo ou Profissional Liberal em ordem cronológica.
Lembre-se…
As despesas escrituradas no Livro Caixa precisam estar lastreadas em documentos que identifiquem e discriminem de modo que permitam averiguar a sua pertinência com a atividade profissional do contribuinte, somente podem ser deduzidas da atividade profissional, não serão deduzidas de rendimento assalariado, quando excederem à receita mensal da atividade, o excesso poderá ser deduzido nos meses seguintes
Importante!
O Livro Caixa deverá ser mantido em seu poder, à disposição de fiscalização, durante os 6 anos subsequentes ao do recebimento dos rendimentos, observando que:
Esse livro não precisa ser autenticado em órgão público e pode ser escriturado pelo sistema de processamento eletrônico, em formulários contínuos, com suas subdivisões e em ordem sequencial. Se adotado o processamento eletrônico, os impressos serão destacados e encadernados em forma de livro, não podendo conter intervalos em branco nem entrelinhas, borraduras, raspaduras ou emendas, lavrados os termos de abertura e encerramento constando o número de páginas.
Deduções Permitidas
Somente poderão ser deduzidas as despesas de:
Aluguel, água, energia elétrica, telefone, salários e encargos sociais e trabalhistas de empregados (auxiliares e recepcionistas) e material de consumo;
Aquisição de materiais e remuneração de terceiros, sem vinculação empregatícia, desde que caracterizem despesas de custeio necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora;
Aquisição de livros, jornais, revistas e roupas especiais necessárias ao desempenho da atividade profissional;
Contribuições a sindicatos de classe, associações científicas e outras associações, desde que relacionadas com a atividade profissional exercida;
Despesas de propaganda da atividade profissional;
Gastos realizados para comparecimento a eventos científicos tais como congressos e seminários se necessários ao desempenho da atividade desenvolvida.
ATENÇÃO!
Caso seja utilizado para o exercício da atividade um imóvel residencial, poderá ser deduzida a quinta parte das despesas como aluguel, água, energia elétrica, IPTU, condomínio e taxas se não for possível comprovar quais as despesas oriundas da atividade profissional.
Também se pode deduzir…
A quantia de R$ 189,59 por dependente;
Contribuições pagas à Previdência oficial;
Pensão alimentícia, desde que homologada judicialmente, não abrangendo despesas médicas e com instrução.
Não pode ser deduzido…
Quotas de depreciação de instalações, máquinas e equipamentos nem despesas de arrendamento mercantil (leasing);
Despesas de locomoção e transporte, salvo no caso de representante comercial;
Aquisição de bens (ainda que necessários ao desempenho da atividade) cuja vida útil ultrapasse de um ano, como por exemplo, valores despendidos na instalação do consultório, nas aquisições e instalações de máquinas, equipamentos, instrumentos mobiliários, etc.
Como se calcula o imposto?
Computa-se os rendimentos brutos recebidos no mês e feito as deduções cabíveis, sobre o valor líquido aplica-se a tabela progressiva mensal.
Quando e como se paga?
O imposto devido deverá ser pago até o último dia útil do mês subsequente. Pode ser recolhido em qualquer agência bancária, através de DARF sob código 0190. Se o pagamento for efetuado após o prazo, haverá incidência de juros e multa de mora.
Lembre-se…
A falta de pagamento do imposto devido implicará a sua cobrança por meio de lançamento de ofício, devidamente acrescido de multa e de juros de mora.
Boas Notícias!
O valor de imposto recolhido mensalmente será reduzido do imposto apurado na Declaração de Ajuste Anual–IRPF, correspondente ao ano em que os rendimentos houverem sido percebidos.
Uma alteração contratual é como se fosse fazer uma abertura de empresa, porém fazendo somente o processo necessário para atender as cláusulas que estão sendo inclusas, exclusas ou modificadas. Segue abaixo as mais comuns:
MUDANÇA DE NOME
Pode ser tanto da Razão Social, que é o nome oficial perante os órgãos reguladores, o nome que aparece nas notas fiscais, como a mudança do nome fantasia, que é o nome comercial utilizado para construir uma marca. Caso seja apenas o nome fantasia basta colocar na cláusula “passa a ter o nome fantasia de…” colocando o novo nome. Já para mudar a Razão Social, além de indicar a mudança na cláusula, faça a consulta de nome que pode ser efetuada facilmente através dos sites de algumas Juntas Comerciais ou no site do INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial), pois a Razão Social não pode ser repetida.
MODIFICAÇÃO NO OBJETO SOCIAL (Inclusão ou exclusão de atividades)
Se for uma inclusão de atividade no objeto social, verifique o CNAE equivalente no site: www.cnae.ibge.gov.br, e antes de qualquer coisa, certifique-se de duas coisas:
Se a atividade é permitida no endereço da empresa, portanto, fazer uma consulta comercial;
2. Se a atividade pode ser enquadrada no Simples, caso assim deseja.
MODIFICAÇÃO NO QUADRO SOCIETÁRIO
O quadro societário pode ser alterado seja uma saída ou entrada de um sócio; ou um sócio que transfere cotas para outros. Basta informar na cláusula a qualificação completa do sócio entrante ou sainte, e depois na cláusula do capital social, indicar a participação de cada sócio. Sempre prestar atenção na mudança do sócio administrador pois invalidará o certificado digital, havendo a necessidade de emitir um novo mesmo que não tenha expirado a validade.
Além das alterações acima, são muito comuns as de mudança de sede; em que basta observar a possibilidade de exercer o ramo no local e alterar o endereço no contrato e a alteração no capital social, que nunca pode diminuir, apenas aumentar ou modificar através de transferências entre sócios.
ATENÇÃO
Existem dois tipos de alteração, a simples e a consolidada. Recomenda-se sempre fazer uma alteração consolidada, pois a simples só será aceita como documento oficial juntamente com o contrato social original mais as alterações anteriores. A consolidada reúne o histórico de todas as alterações e do contrato original e é aceito pelas agências reguladoras, portanto facilita a vida do empresário e do contador.
Chega um momento em que você precisa de mais pessoas para ajudar a atender a demanda. Isto é ótimo, significa que está crescendo. Tire suas dúvidas na parte burocrática de como contratar um profissional
A melhor forma para fazer uma admissão é informar ao contador todos os dados do emprega a ser contratado necessários para a admissão. São diversos dados para preenchimento de carteira de trabalho e a cadastro no e-Social, plataforma do governo que registra e controla a movimentação trabalhista. Geralmente um bom escritório contábil envia um formulário completo para o empregador preencher. Após coletar os dados, solicite ao seu colaborador os seguintes documentos:
Cópia do RG, CPF, Título de Eleitor e Comprovante de endereço atualizado
Cópia do Exame Admissional
Cópia Cartão PIS/PASEP
Foto 3/4
Cópia de Certidão de Casamento e Certidão de Nascimento dos filhos
Conta corrente bancária ou comprovante de solicitação de abertura de conta
Atenção: o exame admissional é obrigatório. Existem várias clínicas especializadas, encaminhe seu profissional logo após admiti-lo, antes de ele começar a trabalhar.
Após o registro envie os seguintes documentos aos seu empregado, que seu contador vai elaborar:
Contrato de experiência e prorrogação
Recibo de Entrega de CTPS (não necessário caso seja CTPS digital)
Acordo de Compensação de Horas
Termo de Salário Família e IRRF (se tiver dependentes)
Solicitação de vale-transporte
ATENÇÃO
Consulte o sindicato em que o empregado deve ser enquadrado. Como cada sindicato tem sua regra, preste atenção nas convenções, para não esquecer de nenhum benefício/particularidade de cada categoria. Peça para ler a convenção do sindicato com seu contador. Peça ao seu contador verificar se o empregado está recebendo seguro-desemprego. A carteira é devolvida ao colaborador no prazo de 48 horas, conforme legislação. Nem queira imaginar a zebra que dá caso a carteira seja extraviada. Prefira a CTPS Digital. Caso o colaborador não possua cadastro de PIS, é realizado junto à Caixa Econômica Federal .
A burocracia brasileira é considerado por muitos como o maior inimigo do pequeno empreendedor e principalmente do empresário de primeira viagem.
A origem do termo vem do francês bureau, que significa escritório, e de grego krátos, que quer dizer poder ou regra. Foi atribuído ao economista francês e então funcionário público Jean Claude Marie Vincent de Gournay, que de forma pejorativa dizia que as repartições funcionavam como uma espécie de quarto poder estatal, isto lá em 1740.
Não é que tinha uma carinha de zoeiro, o Seu Jean Claude de Gournay?
Depois, o economista alemão Max Weber criou a Teoria da Burocracia, como uma forma de melhorar e padronizar o serviço público, bem como o serviço de empresas em geral.
A obra O Castelo, de Franz Kafka, retrata muito bem a dificuldade e o quanto é dolorido enfrentar a burocracia. O protagonista, o agrimensor K. é contratado por um conde para prestar serviços. Porém por mais que tente, não consegue entrar no castelo, ficando na vila vizinha ao longo da narração. As personagens muitas vezes se contradizem ou apresentam várias interpretações de um mesmo fato, o que provoca confusão e desinformação. Parece que Kafka quis dizer que é muito difícil chegar ao topo do castelo, visto que você deve passar por várias salas, corredores, e pedir acesso e autorização à diversas pessoas.
Agora aposto que você já enfrentou grandes dificuldades para alcançar “o tipo do castelo”, principalmente se você for empresário ou profissional que lidam com as repartições e precisa de certidões, autorizações, alvarás, permissões, licenças, etc.
Eu me recordo de uma vez ir com um cliente à prefeitura de uma cidade da região metropolitana de Curitiba. O guichê de alvará estava vazio e o funcionário me pediu que eu retirasse senha. Após esperar 20 MINUTOS, minha senha foi chamada. Não consegui sequer começar a falar sobre meu assunto e meu atendimento foi interrompido por um colega do funcionário que perguntou algo sobre um recesso. Tive que voltar umas quatro vezes à esta prefeitura (todas as vezes peguei senha) para emitir o alvará. O cliente, indiano, ficou incrédulo em ter que pegar as senhas e a demora do atendimento, mas por sorte era bem calmo e paciente. Esta é somente uma história.
O problema é que Burocracia toma tempo, e tempo é…
Não à toa o Brasil ostenta o 124º lugar dentre 190 economias no ranking da DoingBusiness.org
…dinheiro. As grandes empresas conseguem arcar com equipes de advogados, contadores, consultores e pagar todas as taxas, além de lobby com agências reguladoras e políticos. Por isso, as maiores vítimas são as micro e pequenas empresas.
Já foi muito pior…
Hoje a tecnologia é uma grande arma contra a burocracia. Aplicativos, plataformas e tantas outras alternativas oferecidas pelas startups e fintechs numa velocidade incrível de atualização e adaptação, vem com tudo para desburocratizar, democratizar e agilizar a vida do empreendedor e do consumidor. A própria Receita Federal, pasme, está facilitando com portais online (ágeis, sim!) e as demais agências reguladoras parecem caminhar para o mesmo sentido.
Seu Contador como Aliado nesta “guerra”
Ter um contador parceiro e competente é uma das melhores estratégias para enfrentar a burocracia. Um bom contador deve focar em agilizar sua vida, a pagar o mínimo de imposto possível (dentro da lei) e apresentar uma contabilidade consultiva, para ajudar na sua tomada de decisão e na saúde financeira de sua empresa. Segundo o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), a burocracia tributária que as empresas brasileiras estão sujeitas hoje envolve 54 normas do gênero publicadas diariamente, 11 milhões de combinações possíveis de cálculos em impostos e 105 mil alíquotas SÓ NO SIMPLES.
Aí aparecem aquelas “contabilidades” geralmente online, de “cinquentão” por mês, prometendo fazer tudo, e ainda por cima abri empresa de “graça”. É bem verdade que devido à alta tecnologia envolvida, é possível baixar muito o custo do serviço. O problema é a qualidade deste serviço. Nestas “contabilidades” o empresário deve preencher uma centena de dados e percorrer pelos órgãos e repartições públicas por conta própria, para chegar ao topo do castelo de Kafka. “Ah mas qualquer dúvida é só falar com nosso robô no chat ou ficar uma hora no telefone aguardando atendimento”. (Risos).
“Pátria Amada, livro com todas as leis tributárias do país. Obra feita em 2014 pelo advogado mineiro Vinícius Leôncio, em forma de protesto. Detalhe: após concluída, já estava desatualizada.
“Falaram que abriam minha empresa de graça. É verdade que não paguei nada, mas tive que elaborar o contrato social, ir atrás de várias autorizações na prefeitura, junta comercial, secretarias, tudo sozinho e sem experiência alguma. E toda vez que tinha alguma dúvida tinha que entrar no chat ou abrir um chamado. Não tinha número de telefone para eu falar com algum atendente. Foi um parto.”
Nicholas Wacherski – Empresário
“Uma vez quis mudar de atividade no meu CNPJ. Aí a contabilidade pediu o número da CNAE. Eu não sei onde acho isto nem sequer tenho tempo para ver essas coisas.”
Diego Ferraz – Produtor audiovisual
Na batalha conta a burocracia, conte com uma contabilidade especializada e consultiva, que não vai te deixar na mão.
Olá Podemos ajudá-lo? Em breve, um de nossos especialistas entrará em contato. Lembrando que nosso atendimento é de segunda a sexta-feira, das 09h as 18h.
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