Saiba como vencê-los!
Solução perfeita não há, mas seguem aqui algumas dicas que se não resolverem todos os seus problemas, no mínimo, farão com que seu tempo seja mais produtivo.
1. Papéis em excesso
Quem nunca perdeu horas procurando determinada pasta rosa que estava em uma daquelas pilhas que estavam em cima da mesa?Pior, quem nunca perdeu tempo procurando um documento que deveria estar dentro da pasta, mas, como num passe de mágica, desapareceu?Pode não parecer, mas perdemos um tempo absurdo lidando com papéis, tempo esse que poderia ser perfeitamente dedicado a tarefas bem mais produtivas. Então, elimine de vez esse problema do seu escritório. O ideal é que os documentos sejam digitalizados para se trabalhar com a menor quantidade possível de papel, mas nem sempre isso é possível. Sendo assim, dedique tempo para organiza-los.
Use arquivadores com pastas penduradas e etiquetadas para facilitar o acesso a eles; faça uma coisa de cada vez, logo, quando for pegar uma pasta, guarde a outra que está fora do lugar; faça “uma limpa” com regularidade e jogue fora tudo o que for desnecessário; não faça de sua gaveta um arquivo fixo e evite acumular nela papéis que não têm a ver com o trabalho; mantenha sobre a mesa exclusivamente o que você usa; organize seus cartões de visita grampeando-os junto aos seus arquivos correspondentes.
Quando for possível digitalizar seus documentos, não hesite em fazê-lo, mesmo que isto signifique investir um tempo considerável na organização. Os benefícios compensarão todo esse trabalho. Além de limpar e organizar o ambiente, digitalizar documentos facilita o acesso das pessoas a eles e diminui o tempo de envio, já que isso será feito eletronicamente.
2. Pessoas desmotivadas
Investimento em pessoas implica em senso de integração e pertencimento, consequentemente, em mais motivação e produtividade. Desta forma, é fundamental que se invista nas pessoas certas, da maneira certa. Sendo assim, participe do processo de seleção de seus funcionários desde o começo e dê a eles a importância que merecem. Atue no recrutamento e, se possível, ministre treinamentos; qualifique-os e remunere-os para que se sintam valorizados e motivados e, provavelmente assim, também serão mais produtivos; dê a eles as ferramentas necessárias para realizarem os trabalhos; reconheça seus desempenhos e dê destaque aos trabalhos desenvolvidos quando merecido. Esses detalhes que podem parecer triviais fazem toda a diferença no que diz respeito a motivação dos funcionários e, consequentemente, na produtividade do escritório.
3. Tecnologias obsoletas
Por mais contraditório que pareça, um dos principais desafios enfrentados pelos escritórios contábeis ainda é o uso de um modelo tecnológico obsoleto, apesar de toda a tecnologia a nossa disposição. É bem comum deparar-se com escritórios que ainda executam grande parte do trabalho manualmente, digitam invés de digitalizar, armazenam informações em HD, que não fazem uso de softwares adequados ou de qualquer outra tecnologia disponível para melhorar sua produtividade. Digitalizar documentos, por exemplo, economiza tempo de organização de pilhas de papel, facilita o acesso a documentos, visto que as pessoas os acessam virtualmente e, ainda, elimina custos com motoboy e tempo de espera de entrega, já que o envio de documentos passa a ser feito online. Além disso, documentos digitalizados podem ser salvos em nuvem.
O armazenamento em “nuvens” dispensa a necessidade de uso de HD’s que podem ser perdidos, danificados ou esquecidos, por exemplo. Outra recomendação importante tem a ver com a escolha de um software de gestão adequado. De nada adianta utilizar sofwares que não ofereçam o que sua empresa realmente necessita ou que sejam complexos demais e impeçam que as pessoas façam uso de suas funcionalidades. Em contrapartida, um software simples e eficiente pode fazer toda a diferença no seu escritório.
Por exemplo, pode te ajudar a analisar seu fluxo de caixa e planejar melhor suas finanças, pode organizar pagamentos e recebimentos, férias de funcionários, entre outras diversas ações que podem, inclusive, tirar seu escritório do vermelho. Outro componente estratégico para aumentar a produtividade seria implementar requisitos da norma ISO 9001, responsável pela formalização de processos. Esse sistema de gestão tem foco em gerenciar as necessidades e expectativas dos clientes, desenvolver ações preventivas contra perdas e, consequentemente, aumentar a produtividade do escritório.
4. Clientes ruins
É verdade que a máxima do comércio defende que o cliente tem sempre razão, mas, na prática, nem sempre as coisas funcionam dessa forma. Muitas vezes os clientes são desorganizados, atrasam o envio de documentos importantes e exigem que os contadores estejam em dia ou façam milagres para que não paguem multas; às vezes dão um trabalho enorme e não oferecem reconhecimento algum, nem moral, nem financeiro, ou seja, não valorizam o trabalho do contador. E o contador, para não perder o cliente, muitas vezes se submete a essa situação sem reagir. Mas será mesmo vantajoso manter clientes que oferecem mais trabalho que retorno? A ideia aqui é tentar reverter esse quadro sem ter que abrir mão do cliente; é tentar fazer com que o cliente perceba valor no seu trabalho e passe a valorizá-lo; é tentar fazer com que ele se organize para te manter organizado; é mostrar a ele as vantagens, inclusive financeiras, de se cumprir prazos; é fazer com que seu trabalho compense.
Para isso, ajude seu cliente a perceber valor no que você faz explicando os processos e tarefas, enfatizando as consequências do atraso de envio de documentos e explicando mudanças na legislação, por exemplo. Seja exemplo de organização e mantenha seu escritório impecável, desta forma, seu cliente se sentirá mal em ser desorganizado e, provavelmente, se forçará a manter seus compromissos com você em dia. Explique aos clientes as vantagens financeiras de se cumprir prazos. As pessoas são mais abertas para ouvirem sobre as “dores do bolso”. Ofereça treinamentos que os reeduque se foro caso. Muitas vezes o cliente é desorganizado por não saber ser diferente. Ensine-o, caso possa. Você também terá muito a ganhar com isso. Mas, se ainda assim, todos seus esforços forem em vão, não hesite em deixá-los. Educadamente, diga que não poderá mais ajuda-los. Não há vantagem em oferecer um serviço de excelência sem retorno.