Os 5 principais erros contábeis e como evita-los
Erros contábeis afetam diretamente o setor financeiro de qualquer empresa podendo até prejudicar o seu crescimento.
Saiba que muitos erros contábeis podem ser evitados com atitudes simples, mudança de gestão ou rotina. Outros, no entanto, precisam de uma atenção maior, pois a consequência pode ser irreversível.
A falta de investimento no setor contábil é o primeiro grande erro. Uma empresa que não vê valor na sua contabilidade, provavelmente irá se deparar com falhas no armazenamento de NFes e será, portanto, a primeira a ser fiscalizada e multada pelo Fisco.
O senso comum
Pensando nesses erros e nas atitudes que podem te ajudar a evitar erros comuns, que preparamos o blog post: Os 5 principais erros contábeis e como evita-los.
Geralmente as empresas relacionam uma boa gestão financeira com relatórios de vendas, fluxo de caixa, logística, promoções (no caso do varejo) e etc. Porém, quando o assunto é contabilidade, nem todas estão preparadas. Entenda alguns dos erros contábeis mais comuns para aprender como evita-los. Boa leitura!
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Lançamentos e conciliações desatualizados
Não manter atualizado os lançamentos e conciliações é um erro bastante comum e pode prejudicar diretamente o crescimento do negócio, até porque sem essas informações as decisões tomadas podem ser precipitadas ou equivocadas.
Veja bem, qualquer relatório ou demonstrativo que for feito sem os dados atualizados não conferir com a realidade do negócio. Daí para frente a utilização desses relatórios ou demonstrativos passam a serem prejudiciais na sua finalidade de servir como apoio nas decisões estratégicas da empresa.
Mantenha uma rotina de lançamentos, faça uma agenda com as datas dos mesmos junto ao contador responsável e não deixe nada passar despercebido. A organização financeira e contábil garante credibilidade à empresa.
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Contas pessoais e empresariais
Misturar contas pessoais com as contas da empresa também é bastante comum, principalmente em pequenas empresas.
Muitas vezes o empreendedor não consegue separar um tempo para organizar as finanças de forma correta, mas se isso não for corrigido, a longo prazo o negócio (pessoa jurídica) acaba te prejudicando aos olhos da Receita Federal.
Por lei, quando o empresário tira dinheiro da empresa constantemente e ocorre o “erro contábil”, isso pode ser visto como sonegação. Além disso o CRC (Conselho Regional de Contabilidade) costuma advertir contadores que não utilizam essa separação nas contas.
Portanto, contador e empresário devem manter uma disciplina de separação dessas contas para manter um controle financeiro. É importante conversar com o banco e saber quais são as melhores opções de crédito e etc.
No caso de empresas com sócios, na hora de separar a remuneração é preciso utilizar o Pró-Labore, como um salário para cada um.
Além de estar em conformidade com a Receita Federal, fica muito mais clara a situação do negócio.
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Escriturações fiscais com falhas na entrega
Escriturações fiscais, principalmente relacionadas ao SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) exigem diversos cuidados, tanto no preenchimento, quanto na entrega de todos os documentos fiscais.
Os erros mais comuns de escriturações são o lançamento de valor incorreto, espaços em branco, inversão das contas etc. Para corrigir esses erros geralmente o contador pode emitir retificações.
Uma boa entrega depende também do processo por trás da emissão e consulta de Notas Fiscais eletrônicas, pois muitos dados que entram no SPED originam desses documentos.
Portanto, se a empresa emitiu a Nota com erros ou deixou de fazer a escrituração de um documento fiscal, isso pode prejudicar a entrega. Por isso é necessário analisar essa parte do processo também.
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Falha na emissão e consulta de Notas
A falha na emissão ou consulta de NFes deixa qualquer empresário e escritório de contabilidade desesperado.
Se sua rotina é correr atrás de e-mails ou ligar para fornecedores atrás do DANFe (Documento Auxiliar de NFe) para encontrar dados do documento fiscal, é hora de adotar uma nova estratégia e eliminar de vez os erros tributários.
Para evitar problemas de gestão de documentos fiscais muitas vezes recorrer a ferramentas tecnológicas. Assim você pode eliminar significativamente a discrepância de informações que não batem entre emissão de notas e consulta de notas, e assim você garante um controle absoluto do que é emitido para o CNPJ.
Esse assunto nos leva a refletir sobre a dificuldade de utilizar softwares financeiros. Muitos ERPs não são muito intuitivos e dependem da capacidade humana, outros sistemas são instaláveis e precisam de treinamento e isso faz com que o gestor se canse.
Porém é importante investir em tecnologia para a contabilidade e não desistir de transformar essa área.
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Não utilizar relatórios contábeis para auxiliar no setor financeiro
Os relatórios contábeis são extremamente importantes para o setor financeiro. A análise desses relatórios faz com que a empresa não se concentre apenas no curto prazo e ainda enxergue novas oportunidades para o negócio.
Entre os relatórios mais importante, estão:
- Acompanhamento de pedidos realizados e gestão de estoque;
- Estudo para regime tributário (Simples Nacional, Lucro Real e etc);
- Renegociação de contratos através da análise de NFes;
- Compliance tributário e outros.
Com as tarefas manuais do dia a dia, muitas vezes o contador deixa de tomar decisões estratégicas para cumprir com as obrigações fiscais no prazo correto.
Portanto, libere o seu contador ou a empresa contábil responsável pela gestão da sua empresa de tarefas mecânicas e garanta que seus contratos com fornecedores sejam revistos, que o giro de estoque esteja sendo feito da maneira correta, que as projeções do futuro sejam assertivas.
Conclusão
Desde a falta de investimento no setor contábil, até lançamentos acumulados, fazem com que os erros contábeis se traduzam em enormes prejuízos para a empresa.
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